6 claves para que tu evento virtual sea un verdadero éxito

Muchos eventos comerciales y corporativos han sido trasladados a plataformas online con excelentes resultados. Las comunicaciones digitales en tiempo real han demostrado un poderoso impacto a nivel de engagement en redes sociales. Si quieres que tu evento virtual sea exitoso, solo tienes que seguir las siguientes recomendaciones. 

1. Define tus objetivos 

Para definir los objetivos de tu evento virtual, lo primero que debes hacer es mapear con tu área de trabajo qué buscas en concreto de esta transmisión. ¿Quieres generar engagement?, ¿vender más?, ¿generar awereness? Conocer qué quieres lograr te permitirá establecer objetivos inteligentes. 

Una vez que tengas esa respuesta, puedes aplicar el sistema OKR (objetivos y resultados clave), que está formado por tres ejes:

• Los objetivos
• Acciones para conseguir los objetivos
• Medición de los objetivos implementados 

2.  Elige la plataforma correcta

Una de las decisiones más importantes es cuál plataforma usarás para transmitir el evento. La buena noticia es que lamayoría de las opciones son muy seguras, las plataformas de streaming han evolucionado mucho en el último año. Las opciones más recomendadas son:

Plataformas Gratuitas

• ☛ Youtube 
• ☛ Facebook Live
• ☛ Instagram Live
• ☛ VIMEO
• ☛ Google Meet

Plataformas de pago

• ☛ Zoom Business 
• ☛ Stream Yard
• ☛ Akamai
• ☛ Stealthseminar

3. Elige patrocinadores para el evento

Los patrocinadores dentro de los eventos son un factor importante, por ello, debes conseguirlos para que impulsen el objetivo a alcanzar. Además, obtenerlos es más sencillo de manera virtual porque hay empresas interesadas en invertir en eventos online. 

¿Cómo sé qué patrocinador es el mejor?

• Estudia las posibles empresas, es decir, que cuenten con valor agregado a lo que ofreces o vendes.
• Investiga en sus plataformas virtuales si han realizado con anterioridad patrocinio a otras empresas. 
• No excedas los patrocinios, recuerda solo contratar a las empresas necesarias que aporten contenido de valor a los participantes.

Un punto clave en el contacto con los patrocinadores es darle la garantía de beneficio. Dado que así, como tu preocupación porque aporten utilidad al evento es prioritario, ellos esperan lo mismo.

4. Crea una estrategia de comunicación previa al evento 

No le avises a la audiencia sobre el evento un día antes, las comunicaciones deben ser igual de sólidas que siempre. Planifica una estrategia de contenidos para anunciar la actividad con mínimo dos semanas de antelación (de preferencia más si el evento es pago), de este modo puedes dar tiempo a las inscripciones y al posicionamiento digital.

Además, utiliza herramientas para que las invitaciones se sumen a la agenda de tus asistentes y construye una cadena de emails que sirvan de recordatorio al menos una vez por semana desde la inscripción, un día antes del evento y minutos antes de comenzar.

Te dejamos una guía sobre cómo promocionar eventos virtuales en tus redes sociales.

5. Dedícale tiempo a la presentación, speech o contenido del evento

Tómate el tiempo y crea una lista del contenido que será mostrado durante el evento. Si se trata de un webinar o una reunión corporativa, debes preocuparte por crear una buena presentación.

Desarrolla un guión

Esta guía sirve para organizar las ideas a exponer y controlar el tiempo, ante ello, evita leer las diapositivas porque quitará profesionalismo a la ponencia. Un punto adicional es, no temerle a la improvisación.

Presentación memorable

Recuerda que estarás frente a una audiencia profesional y no profesional, la imagen que brindes en la ponencia será recordada. Es por esa razón que, el aspecto de la presentación debe ir acorde a lo que buscas vender, si la ponencia es de imagen entonces esfuérzate en diseñar diapositivas que refuercen lo que dices. 

Conecta con tu audiencia

Dentro de la presentación debes mostrar información en estadísticas que tengan impacto con sus organizaciones, así el vínculo de interés incrementará. Otra de las partes importantes de un evento virtual es la ronda de preguntas, es fundamental que estés preparado y con las rmejores respuestas para probar el grado de experiencia del evento. 

 6. Hazle seguimiento de los asistentes 

Luego del evento es importante que realices seguimiento a los clientes potenciales para conocer la impresión de la ponencia. Para ello, es recomendable que envíes un correo con información adicional o complementaria del evento, también puedes incluir una encuesta para conocer sus percepciones. De esa forma, los espectadores sabrán que guardas importancia sobre ellos y que el contacto se mantiene. Al finalizar el correo puedes agregar CTA para una cita personalizada. 

¿Cuáles son los consejos para realizar un evento exitoso?

Desde lo mencionado, ya tienes los conocimientos y seguridad de realizar un evento virtual y de mejor impacto. Además,  ten en cuenta que si sigues los consejos señalados, organizar eventos de calidad, será tu especialidad.

Envía un recordatorio a los invitados 

Los eventos virtuales cuentan con recordatorios que facilitan la gestión de tiempos, los cuales pueden ser distribuidos por correos. Dentro de los mailings puedes agregar información sobre temas a tratar, nombres de los ponentes y calendario de ponencias. 

Implementa Networking

Las empresas que asistan al evento necesitan generar vínculos con otros, por ello es importante que crees un grupo de los participantes.

Diseñar una sala de Networking para empresarios que deseen dialogar entre sí, dentro de esta intercambiarán ideas de negocio.

Programa de eventos

Realizar un calendario es importante, debido a que muchos asistentes tendrán mayor interés por algunas ponencias comparadas a otras. Como lo mencionamos, este calendario puede ser adjuntado por correo como imagen. También, hay apps que se encargan de crearlo y compartirlo para que la digitalización sea más interactiva. 

¿Entonces estás convencido de hacer tu evento virtual? Asegúrate de redefinir los objetivos, promocionar el evento, crear contenido de calidad e interactuar con los participantes. Por medio de las 6 claves tendrás un evento de calidad.